Изображение
Оставить заявку

Зачем заказчику бриф и техническое задание

Статья

Что такое бриф и техническое задание, чем они отличаются друг от друга, для чего вообще нужны и из чего состоят
При заказе каких-либо услуг у исполнителя, заказчик должен составить и правильно донести свои цели и задачи до специалиста, а чтобы эти задачи были правильно поняты и исполнены, их нужно чётко сформулировать и задокументировать. В этом помогают такие документы, как техническое задание (ТЗ) и/или бриф.

Бриф

Брифинг клиента — это процесс сбора информации у клиента о его желаниях, потребностях, целях и ожиданиях относительно конкретного проекта или задачи. Оптимизировать процесс помогает бриф — документ-опросник, который заполняется информацией по будущей работе. Хорошо составленный и заполненный бриф помогает и заказчику, и исполнителю.

Бриф (с английского brief — краткий, сводка, резюме) — это письменное соглашение между заказчиком и исполнителем, в котором оговорены детали, нюансы проекта и обязательства сторон. В нём в форме «вопрос-ответ» раскрываются основные ответы на вопросы, которые важно знать специалисту перед выполнением своей работы: клиент подробно рассказывает о компании, продукте и желаемом результате, а исполнитель получает нужную информацию для эффективной работы, узнаёт заказчика, его пожелания и видение проекта.

Интервью — это способ заполнить бриф или ТЗ через диалог между заказчиком и исполнителем, что более эффективно благодаря живому общению, где в любой момент можно что-нибудь переспросить или задать дополнительные вопросы.

Где используется бриф

Бриф чаще встречается в тех областях бизнеса, где нужно творить — копирайтинг, дизайн, таргетинг, SMM, маркетинг, потому именно здесь в полную силу работает пословица «сколько людей, столько и мнений», ведь то, что нравиться одному человеку не всегда может нравиться другому.

Бриф помогает создать единый контекст, увидеть итоговую «картину» — то, каким будет готовый проект, настроиться на одну волну исполнителю и заказчику и плавно подводит к написанию качественного технического задания.

Кем заполняется бриф

Бриф может быть заполнен самостоятельно заказчиком или вместе с исполнителем на интервью. Бывает, что клиент может не знать, чего именно он хочет. Например, он не знает возможности тех или иных инструментов. В таком случае специалист может порекомендовать ему готовые решения, основанные на его опыте. Правильно составленный бриф поможет найти общий язык.

Без брифинга не получится рассчитать стоимость проекта

Этот этап очень важен: если исполнитель продаст услуги слишком дёшево, есть риск получить убыток или как минимум снизится мотивация выполнять задачу. Предложение со слишком высокой ценой окажется неконкурентоспособным.

Бриф — страховка для исполнителя и заказчика

На основе документа будут сформированы требования к проекту, его подробные условия, цели и задачи, сроки и бюджет, технические, маркетинговые и иных аспекты.

Бриф позволяет и специалисту и клиенту оценить степень адекватности и ответственности друг друга и понять, подходит ему партнёр или от такого сотрудничества лучше отказаться. Этот документ не требует подписей, печатей, так как считается неофициальным, но при этой информации можно довольно точно оценить сроки выполнения и стоимость проекта.

Техническое задание (ТЗ)

Техническое Задание (ТЗ) — это строгий подробный и большой документ, где описываются технические характеристики, метрики и условия всех этапов работы. ТЗ устанавливает регламент, помогающий вести работу в заданном направлении без самодеятельности с обеих сторон. Чётко составленный план действий нивелирует разночтения бизнес-решений и помогает избежать нелепых ошибок на полпути, формирует ожидаемый результат и даёт возможность оценить результат проделанной работы.

Задача заказчика — заранее прописать ожидаемые результаты как можно подробнее и чётче, используя объективные критерии и характеристики, которые в конце можно будет посчитать. Технические аспекты включают в себя чёткие требования к оформлению задачи, которые не получится двояко интерпретировать.

Техническое задание заполняется и согласовывается исполнителем на основании Брифа, а утверждается заказчиком. Работа над проектом начинается после его утверждения обеими сторонами.

Важные пункты ТЗ

Немаловажным является прописывание в техническом задании пунктов про систему штрафов за корректировки ТЗ, чтобы ни у одной из сторон сделки не было соблазна постоянно редактировать итоговый продукт и менять сроки, и пункты прописывающие количество бесплатных корректировок и доработок самого проекта, а также стоимость дополнительных правок. Срок выполнения работы тоже приписывается заранее, как и общий бюджет проекта.

Бриф — это не ТЗ

Бриф — это поверхностный документ, фундамент для решения будущей задачи. Оба документа похожи, но у них разные задачи. Бриф нужен, чтобы в целом понять, над чем предстоит работать: чем проект заказчика лучше конкурентов, для чего ему ваша услуга, каких целей он пытается достичь.

ТЗ — это конкретное задание с определёнными техническими характеристиками, руководство по работе над проектом, которое зачастую закрепляется в договоре и фиксирует условия выполнения задач. Их может быть несколько, в зависимости от объёмности задачи. Чаще всего бриф становится основой для ТЗ. Бывают случаи, когда задача небольшая и бриф не нужен — сразу формируется техническое задание.

Чем бриф отличается от ТЗ

ТЗ и бриф составляются на разных этапах сотрудничества. Сначала компания создаёт или заполняет бриф, а ТЗ используется уже ближе к этапу подписания договора. Бриф приравнивается к документу, имеющему определённую юридическую силу.
Бриф является некой визитной карточкой Заказчика, в которой предлагаются условия дальнейшего сотрудничества. А в техническом задании уже более чётко и конкретно прописаны все роли, сценарии, этапы и задачи для разных участников команды исполнителя.
Бывают случаи, когда нужен бриф и не нужно техническое задание, а бывает и наоборот. При долгосрочном сотрудничестве на этапах знакомства используется первый тип документа, а уже в дальнейшем составляется ТЗ на конкретные задачи.

Что бриф даёт заказчику

Заказчик заинтересован в получении лучшего варианта за свой бюджет, он обращается к профессионалам и ждёт максимального результата. Но по короткому словесному описанию тяжело понять все пожелания и преследуемые цели. Даже опытные исполнители не способны читать мысли, а игра в «угадайку» ни к чему хорошему не приведёт.

Гарантия качества

Чтобы создать сайт или логотип, написать текст, запустить рекламу, соответствующей квалификации недостаточно. Необходимо знать продвигаемый продукт. Рассказать о нём лучше заказчика не сможет никто. Например, конкретные цифры в рекламе работают лучше, чем общие фразы. Цель брифа — донести до специалиста важные нюансы.

Экономия ресурсов

Неточные входные данные приводят к не самому удачному итогу. На заполнение документа заказчику придётся потратить время, но позже это окупится минимальными правками, сэкономит время на уточняющие вопросы.

Взгляд со стороны

Разработка сайта, SEO-продвижение, контекстная реклама — это комплексные услуги. Специалисты не только занимаются непосредственно прямыми обязанностями, но и анализируют продукт или бизнес. В процессе работы могут появиться интересные мысли по расширению или раскрутке. Независимое мнение не даст проекту застояться.

Что бриф даёт исполнителю

Начинающие фрилансеры совершают большую ошибку, работая без брифа или ограничиваясь только ТЗ. Без брифа не составить правильного ТЗ. Такой подход приемлем для несложных заданий или при долгосрочном сотрудничестве с уже известными Заказчиками.

Экономит время

Обсуждение часто происходит в электронной переписке или по телефону. Такие переговоры могут затянуться на дни и даже недели. При этом важные детали забываются или пропадают из вида в ворохе сообщений. В брифе же все зафиксировано, не нужно тратить время на поиск информации.

Защищает от конфликтных ситуаций

К сожалению, исполнители иногда сталкиваются с ситуацией, когда заказчик говорит одно, а имеет в виду другое. В результате возникает конфликт при сдаче работы. Правильно составленные вопросы помогут сгладить подобные споры.

Подчеркивает профессионализм

Проведение брифа — признак серьезного подхода к обязанностям. Клиент видит, что исполнитель заинтересован в успехе проекта. В процессе опроса он может примерно оценить уровень знаний специалиста.

Как может быть оформлен бриф

Бриф — это анкета-опросник. Оформлен и презентован он может быть по телефону, электронной почте, через сайт или при личной встрече.

Все вопросы должны быть подготовлены заранее, чтобы не заставлять клиента ждать.

Текстовый документ на бумаге или в облаке

Текстовый документ — составляется обычный офисный документ с вопросами и пустым местом для ответов. Обычно отсылается клиенту по почте или распечатанный экземпляр приносится исполнителем на личную встречу.

Документ в облаке — достаточно скинуть клиенту ссылку на документ (например, в Google Документы/Таблицы), и можно в реальном времени следить за его заполнением. Для каждого заказчика создаётся отдельный файл.

Опросы, анкеты и формы для заполнения

Опросы в Google Формы — разветвлённая форма опроса, единая для всех заказчиков. Она удобна в заполнении, редактировании и просмотре, а результат приходит на почту исполнителю.

Форма на сайте — если у исполнителя есть свой сайт, для опроса может создаваться отдельная страница или импортироваться на сайт Google Формы с помощью плагинов.

Структура брифа

Структура брифа

Единого шаблона для создания брифа не существует. Но есть несколько основных разделов, которые обязательно должны в нём присутствовать независимо от сферы деятельности заказчика и типа выполняемой услуги.

Часто такой документ содержит и технические характеристики желаемого продукта. Например, при написании текстовых материалов заказчик может задать стиль оформления документа, его формат, стиль написания или при разработке сайта можно перечислить основные страницы и разделы, из которых он будет состоять.
Контактная информация заказчика
Обязательно стоит указать информацию о контактном лице и должности (одном или нескольких), с кем предстоит сотрудничать исполнителю, перечислить номера телефонов, рабочие часы, указать социальные сети или электронную почту на случай, если у исполнителя возникнут дополнительные вопросы.
Информация о компании заказчика
Здесь указывают данные об организации (название компании: юридическое и коммерческое, контактных данных самой компании (физический адрес, телефон, электронная почта, сайт и социальные сети) и другая информация, имеющая значение для успешной реализации проекта и влияющая на объём работы. Также рассказывается об опыте и результатах работы клиента с другими исполнителями.

Помимо этого немаловажным является информация о сфере деятельности компании и особенностях, её год основания, количество сотрудников, заслуги и награды, о миссии и целях, её целевой аудитории (чатные лица (розница) или фирмы и организации (опт)) и прочее.
Информация о продуктах/услугах заказчика
В разделе описываются продукты/услуги компании (инновационные, диджитал, классические, др.), их ценовой диапазон и уникальное торговое предложение (УТП), преимущества перед конкурентами, а также о товары-локомотивы, на которые стоит делать упор, трипваеры. Рассказывается, на чём основана ценовая политика и какие проблемы потребителей решает продукт.
Конкуренты заказчика
Здесь перечисляются прямые и косвенные конкуренты (название, сайты и социальные сети), их продукты/услуги, УТП и ценовой диапазон, в чём их сильные и слабые стороны, какую долю они занимают на рынке по сравнению с клиентом. При решении многих задач будет полезна инсайдерская информация. Также можно уточнить, каких фраз следует избегать в коммуникации, чтобы не создавать ассоциаций с конкурентами.
Целевая аудитория заказчика
Указывается конкретно, кто является потребителем готового продукта (основная возрастная групп ЦА, географические и демографические аспекты, общественный класс, образ жизни, привычки, интересы и предпочтения, средний чек бизнеса и особенности покупательского поведения). По возможности, предоставлять исполнителю портреты и сегментацию целевой аудитории. Порой это помогает исполнителю увидеть какие-то дополнительные нюансы, которые клиент упустил.

Так же стоит указать возражения клиентов. Пункт, важный для подрядчиков, которые работают с рекламой, маркетингом или продажами. К нему относят причины, которые называют клиенты, когда они не готовы купить продукт или услугу.
Информация о проекте заказчика
Здесь клиент описывает саму суть проекта, перечисляет все свои запросы, желаемые результаты и сроки, приводит примеры того, что ему нравится и не нравится в аналогичных проектах.

Так же указывается ограничения по бюджету. Хорошо, если ресурсы клиента сильно больше того, что может потребоваться исполнителю. Но может возникнуть и обратная ситуация — когда исполнитель понимает, что бюджета не хватит для выполнения поставленных KPI. Поэтому нужно сделать расчёты после брифинга.
Цели и задачи заказчика
Заказчик обязан прописать чёткий ответ на вопрос: «Какой результат должен быть достигнут при реализации проекта?». Указать условия оценки и метрики выполнения задачи, на какие этапы разбита работа, кто и как будет их оценивать, а также сроки выполнения проекта (от минимальных до максимальных), от чего они зависят и с чем связаны, что может на них повлиять.

Иногда важно уточнить, в каких программах и через какие ресурсы необходимо сдавать проект.
Дополнительная информация
Всегда нужно оставлять пустое поле, чтобы клиент мог выразить какие-то мысли, которые важны для работы.

Хотите ознакомиться с примерами брифа
или перейти к сотрудничеству?

Для формирования итоговой стоимости и/или получения коммерческого предложения оставьте заявку на сайте или заполните бриф, указав ваши цели и задачи, бюджет и сроки реализации
Заполнить бриф

Хотите ознакомиться с примерами брифа
или перейти к сотрудничеству?

Для формирования итоговой стоимости и/или получения коммерческого предложения оставьте заявку на сайте или заполните бриф, указав ваши цели и задачи, бюджет и сроки реализации
Заполнить бриф

Советы по заполнению брифа

В идеале, исполнитель уже имеет список нужных для понимания задачи вопросов. Также он сам предлагает оптимальный способ получения ответов на них. Если же специалист не задаёт вам никаких вопросов, проект вряд ли будет успешным.

Можно не готовиться к брифованию или интервью, если вы достаточно хорошо знаете свой проект. Если же вы не знаете, с какой целью заказываете услугу/проект, какие проблемы необходимо решить, какие особенности есть у вашего бизнеса и чем он отличается от конкурентов, то сначала стоит обдумать концепцию своего бизнеса или даже написать бизнес-план.

Если всё-таки вы хорошо знаете свой бизнес, но некоторые его особенности требуют уточнения, то записать их перед беседой с исполнителем лишним не будет.

Для того чтобы специалист, к которому вы обращаетесь понял, что от него требуется, а вы могли сопоставить его результаты со своими требованиями, вы должны хорошо разбираться в своём бизнесе и осознанно подходить к заказу услуг/проекта.

Никогда не отвечайте на вопросы общими фразами

«Хочу, чтобы было супер круто», «Хочу, чтобы все удивились», «Хочется бомбу!» — эти фразы ничего не скажут исполнителю о проекте. Пытайтесь конкретизировать свои требования: «Хочу ярко», «Нужно, чтобы заголовок был на первом месте», «Думаю, тут подойдёт неоновый стиль» и т.д.

Спрашивайте и уточняйте

Если вы не поняли какой-то заданный вам вопрос, то не стесняйтесь переспрашивать. От того, насколько правильно исполнитель поймёт задание, зависит успешность проекта. Поэтому в ваших же интересах как можно лучше описать задачу и требования.

Не игнорируйте вопросы

Старайтесь ответить на все вопросы, не игнорируя их. Вам может показаться, что некоторые вопросы не касаются проекта, и вам можно на них не отвечать, но если эти вопросы есть в брифе или ТЗ, значит они важны для исполнителя.

Отвечайте развёрнуто

Отвечайте на вопросы как можно более развёрнуто. Если вы заказываете, например, айдентику или рекламу, где важны эмоции, то постарайтесь использовать эпитеты, чтобы дизайнеры поняли, какие эмоции должен вызывать дизайн.

Дополняйте беседу, оставляйте комментарии

Игнорировать вопросы специалиста нельзя, но можно добавить свои мысли насчёт проекта. Например, если вы заказали сайт для ресторана, то вы можете уточнить, нужно ли вам организовать фотосессию для персонала или блюд из меню.

Статьи

    Designer Panina Maree

    Designer Panina Maree

    ИП Панина Мария Евгеньевна 2024 ©